Cohésion d’équipe, motivation des collaborateurs… Le séminaire a le vent en poupe ! Et si l’hôtel était la bonne idée pour votre séminaire ? L’organisation d’un événement professionnel n’est pas simple ! Entre les invitations, l’élaboration du budget, la définition de l’objectif, le choix du thème et de la salle de réunion, difficile de s’en sortir ! C’est pourquoi, organiser son séminaire dans un hôtel peut être la solution, car ces établissements possèdent généralement toutes les infrastructures nécessaires pour l’accueil d’un tel événement.
La première étape dans l’organisation d’un séminaire consiste à établir un budget. Celui-ci dépendra principalement du nombre d’invités et de la durée du séminaire. Difficile d’estimer un prix exact : entre les hôtels 2 étoiles et les hôtels 3 étoiles, les prix varient considérablement. De même, si vous choisissez un hôtel pour votre séminaire à Paris ou dans une ville de province, le budget ne sera pas le même.
Quelles valeurs et quels enjeux souhaitez-vous transmettre lors de ce séminaire ? La définition de cet objectif est à prendre en compte dans le budget, puisqu’il vous faudra trouver le meilleur compromis entre le coût et la qualité pour avoir un retour sur investissement.
La location de la salle pour votre séminaire reste un des principaux postes de dépense. Le choix de l’hôtel pour un séminaire doit donc être en accord avec votre budget, le nombre de participants et les équipements souhaités.
L’organisation d’un séminaire dans un hôtel peut faire gagner un temps précieux à l’organisateur de l’événement. Les hôtels auront à disposition des hébergements pour tous vos collaborateurs, une ou plusieurs salles de réunion et de quoi restaurer tous les convives.
Une fois que vous aurez la liste définitive de tous vos invités, vous pourrez alors commencer la recherche de votre hôtel. Celui-ci devra être en capacité d’accueillir tous vos collaborateurs, que ce soit en termes de chambres ou de salles de réunion. Pensez à choisir un lieu qui allie travail et plaisir !
Pour l’hôtel de votre séminaire d’entreprise, vous pourrez choisir un établissement au cœur d’une ville ou dans un cadre verdoyant à la campagne. Si vous prévoyez la première option, alors votre choix pourra se porter sur un hôtel qui se situe près d’une gare. Et si au contraire, vous préférez un cadre bucolique, alors pensez bien aux nombres de places de parking. De plus, pour cette alternative, pensez à prévoir du covoiturage ou un car pour vos collaborateurs qui n’auraient pas de voiture.
Le séminaire se veut être un événement décontracté mais l’objectif principal ne doit pas être perdu de vue. Il s’agit avant tout de favoriser le dialogue entre les employés et de véhiculer les objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi, le séminaire n’est pas seulement une occasion de manger des petits fours, c’est surtout une opportunité pour le travail en équipe dans une ambiance chaleureuse et décontractée.
Une wifi performante, de nombreuses prises d’alimentation, un vidéo-projecteur, des sièges et des tables confortables pour tous vos collaborateurs… sont quelques-uns des éléments auxquels les hôteliers auront déjà pensé pour votre séminaire.
Enfin, dernier élément à prendre en compte : le style de la salle de séminaire. Souhaitez-vous une salle de réunion chic, sobre ou originale ? L’hôtel et la salle de réunion que vous choisirez doivent être en adéquation avec l’ambiance de votre événement professionnel.
Enfin, le dernier aspect, et non des moindres : la restauration ! Les hôtels accueillant des séminaires sont généralement équipés d’un ou plusieurs restaurants. Même si le séminaire rime avec travail, n’oubliez pas de faire plaisir à vos collaborateurs en leur proposant un repas gustatif pour éveiller leurs papilles.
Souhaitez-vous organiser un repas assis ou debout ? Tout dépend du style de votre séminaire ! Du petit déjeuner au dîner en passant par le cocktail, le chef du restaurant saura s’adapter à toutes vos envies. Pensez également à prévoir des collations pour les pauses de vos collaborateurs !
Vous l’aurez compris, l’organisation d’un séminaire peut prendre beaucoup de temps. En faisant appel à un seul et même prestataire, souvent expert des événements professionnels, vous gagnerez un temps précieux. Mais vous pouvez aussi bien-sûr louer un centre de congrès, un domaine ou encore un lieu atypique pour vos collaborateurs. Et pour fédérer au mieux vos équipes, n'hésitez pas à organiser aussi des team building et des afterworks assez régulièrement. Bonne humeur et motivation garanties !
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